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錙銖必較 — 淺談馬會的慈善審計

【文:AL】

政府領取消費券讓老人家在旺角苦等,以及立法會議員開支的兩則新聞,讓我想起了四年前在馬會慈善部工作的經驗。

Management Trainee 沒過試用期,從 CoolThink 調任了 Payment Team(PT)。這小組主要負責支付慈善機構的計劃開支,審視所有機構寄過來的文件,然後和他們確認支出以及計劃進度,完成後草擬文件以供經理和 EDCC(張生)簽署,再轉交 Finance 以銀行過戶方式發放現金。

進 PT 的頭幾個月應付不來工作,原因是因為在處理文件上經上出錯:Excel 的表格線位無法對齊、文字的 fonts 用得不好、錯用了資本支出的表格於恆常開支的中(那怕都是開支)。那時候在跑馬地總部每天很晚才下班,有些時候星期六日還要順道回去做,而無論怎樣再做還是有些排列方法錯字漏字,儘管再三覆核。

那時候想著這些都不過是表面功夫,後來過了幾個月才知這不簡單。

馬會之所以可以一直在香港獨市經營賭博,依我看最主要還是因為它對於香港的社福界有著舉足輕重的影響,本地很多慈善機構的捐助都是來自馬會。受助機構依靠不斷推陳出新的計劃,也可以因此保留養活了不少機構的常規員工。(馬會的看法是它不應被看作是恆常資出的來源,機構在取得資助後應想辦法改善或向其他政府機構主流化計劃。)中小型社福機構因為得不到政府或其他慈善機構的恆常資助,而必需靠分兩到三年的計劃來養活自己的長期職員,這算是公開的秘密。

開支龐大,所以就要有方法來管理它的受求項目。以受助項目來說,主要分為三種:資本項目(建築、器材)、恆常項目(人工和服務費用),以及兩種支出也有(例如一些建築游泳池和附加讓傷殘人士參加的泳班)。每個機構少看幾百元,每年過千的項目就會有幾十萬的開支不知所終。

每月所使用的支出,和計劃開展前預期支出比較,如果開支在某百份比以上,需要書面解釋和得負責的高級主任同意,或者是經理,或者是 EDCC 本人。一般工程的付款和進度掛鉤,如果工程要分階段付款而不是按月的相應比例,要解釋;有延誤而應該用的錢沒有用,也要解釋。所有的工程開支必需有機構、建築師、承建商的正本,缺一不可。

網上的外展計劃,購買飲品不是家庭裝,要解釋(當然,網上外展的社工多數都是從街邊的探訪著手,便利店很少會買家庭裝),零食價格偏高,要解釋(好像是買了些日本零食,而非本地薯片朱古力)。解釋之餘還要展示出 internal control。例如某價格的購買,前線員工可以自行決定,哪個價格就要得經理同意,哪個價格要得總經理同意。單據拿到的百佳惠康 7-Eleven 印花全部上繳,每張單據必需要有項目編號,用以應急的雜項支出通常不過幾千甚至更低,如動用亦要寫報告。

請人方面,如果是在計劃的開支以內但請了一個資歷較高或較低的人,令人工和預期有出入(不管高低),都要解釋清楚是誰負擔費用。有和其他計劃共用的職員,機構要列明分別的工時和職責。招聘要將個人資料隱去後附加在申索中,以證明確有此人。請人要附上登報啟示以證明機構有公開招聘,不管最後有多少人面試。有機構精明地省了其他項目的開支,希望用以翻新計劃的網頁也遭拒絕,可見其控制開支和理由的嚴謹性。

建成了大樓活動完成了,還得有績效報告,從設施使用,使用者的滿意度、行為、態度、知識、狀態紀錄去判斷成效。

這些細節都是從機構本身的表格中看得出,背後有沒有一套框架去決定用處。

例如說要買一張床,問題會有以下幾類:

  • 機構能否證明有留宿必要?
  • 機構是否已對於人力配置作最妥善安排?
  • 機構有沒有考慮在網上找尋二手或從其他坊間機構(如國際十字路會)購入翻新家具?
  • 機構有沒有比較過同類型不同價格的家具?
  • 購置後,使用率如何?

如果有一兩項回答得不滿意,我們都有權要求釐清或者只付部份款項。之前的做法是有一項不滿意,就要機構重新入表申請該次的所有費用。後來做法有變靈活,按個別情況允許機構先取得部份捐款,才在之後的月份開始實報實銷。並在最後一次申請抵銷所有開支和退還未用的資金。或是按入表次數和機構個別做法免去月檢以改為年檢,年檢比月檢仔細得多,一口氣檢查所有一年前的申請。除此以外,我們也有一些相熟的小型機構,得知他們的財政狀況,每每入紙時也會優先處理它們的申請,允許先分析申請無爭議的金額,這也是無可奈何的急症分流。

角色比較特別,雖不直屬 Payment Team 但又有份參與工作,後來靠著 BIT 的工作坊整理了一份小指引,算是拋磚引玉(當時挺驚訝過去 Payment Team 都是一份 sample 擲交算了,別人根本無法從我們的 sample 得知原來他們要展示出這麼多考量)。臨離開前和 Clarence Tianne 做了很多前期的工作,聽說現在他們都用上比較專業的基金管理軟件了,可惜已經沒法親眼看見。

Payment Team 後調任了總務部,也許當時還是單身和還得父母照顧,所以對於工作上的前途懵懂,雖然同事都搖頭,彷彿是錢鍾書所言可憐人必有可恨處,但不用再和有利害關係的同事上司打交道(對自尊強而社交弱的我來說很吃力,學習曲線早在中大學被遠遠拋離),做些送信派信的工作,心裡倒是覺得踏實滿足小確幸。

在這三事上,也許相對而言,我們是對於社會上的弱小太嚴苛。

醫師之良,也許政府和立法會應向馬會學習才是,但想 C 和 S 兩位上司也必不以為然,「我們沒有時間猜想多餘事,做好手上工作便是」以我猜想,她們也必當如此回答。

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